- בענף בו אנו פועלים החברות חשופות למספר סיכונים ומורכבויות. הטיפ של היום יעסוק בחשיפות במספר תחומים: משפטי, חשבונאי/פיננסי, מס ותפעול.
- במהלך עבודתנו המתמשכת עם התאגידים, אנו נתקלים לעיתים בשאלות מורכבות הנוגעות לחשיפות ואתגרים רבים. נשתדל לפשט ולהבהיר את הנושאים הללו:
הסכמים עם קבלנים: חשוב בהסכמים עם קבלנים לוודא מספר נקודות:
- תנאי תשלום: חברות בצמיחה וחברות חדשות צריכות להבטיח כי תנאי התשלום המוסכמים מתאימים להן ולא יפגעו בתזרים המזומנים שלהן. יש לקחת בחשבון את עלות המכירות ואת זמן התשלום שלה, שבדרך כלל מועדו בין ה-1 ל-10 לכל חודש. כמו כן, יש לשקול את התשלומים עבור אגרות, פיקדונות וערבויות.
- עלויות נוספות: מעבר לעלות היסודית של עובד, ישנן עלויות נוספות כגון עלות למגורים – אנו ממליצים לחייב 7 שקלים לעובד לכל שעת עבודה (את החישוב נשמח להציג בפגישה או בשיחה). כמו כן, יש עלויות להסעות שמחושבות לפי פרויקט, עלויות לבגדי עבודה, הסעדה ועוד, בהתאם לדרישות הפרויקט או המכרז.
- ביטחונות: חברות בשלבי התחלה או צמיחה צריכות לשמור על נזילות מספקת כדי להתמודד עם בעיות בתחום הגביה, תוך יצירת ביטחונות קשיחים שימנעו מהן להיקלע לקשיים כלכליים. בנוסף לביטחונות אלו, אנו ממליצים להכליל בהסכמים סעיף של ריבית פיגורים שתקשה על הלקוח להחליט באופן חופשי מתי לבצע את התשלום ותחייב אותו להתייחס ולדון בנושא עיכובים בתשלום.
- סביבת סיכון: מומלץ לבצע בדיקת תעודת זהות בנקאית ורקע משפטי לכל הלקוחות, ובמיוחד ללקוחות משמעותיים.
- יש להימנע מהתחייבות לספק עובדים שזהותם אינה מובהקת או על סמך צפי לא ברור, כדי למנוע הפרות הסכמים ופגיעה במערכת האמון עם הלקוחות.
- כל ההסכמים צריכים להיות מאוחסנים בארכיון קשיח או דיגיטלי, ומומלץ ליצור לכל לקוח וספק הסכם דיגיטלי שמרכז את כל התנאים והסיכומים העיקריים.
- יש להכין את ההסכמים הראשוניים בייעוץ עם עורך דין מתמחה בתחום, ולבנות מתוך זה הסכם "מאסטר" לחברה.
פיננסים, תזרים וצמיחה:
- חשוב לבנות טבלת רגישות ולהבין מהאי הנקודה שמימנה והילך העסק ירוויח רווח לפני מס, לתאגיד חדש או ותיק שמחזיק עד 350 עובדים לא צריכות להיות תקורות של מעל 200K בחודש, יש לחשב את עלות המעסיק של העובדים וכמה עובדים צריך למכור באיזה מחיר כדי להגיע לנקודת רגישות חודשית וכמה חודשים יעברו עד שנחזיר השקעה ונתחיל להרוויח, את התהליך הזה יש לעשות גם בכל נקודת זמן שנרצה לצמוח או להשקיע מחדש בארגון.
- כמו בכל עסק מומלץ להשאיר ב"עו"ש" לפחות סכום שיאפשר להתמודד עם חודש של בעיות גביה ו/או עם "בריחות" של לקוחות – לרוב לקוחות קטנים או לא מוכרים, אך גם לקוח גדול וחזק יכול להיקלע לקשיים.
- לא מתוכנן: הענף ידוע לשמצה באופן ההתנהלות של הלקוחות יש לקחת בתוכנית העסקית בחשבון בעיות תשלום, לקוחות שיפלו או לא ישלמו, אינטר ויזות, תשלום עבור הסעות ומגורים שלא בשימוש או בשימוש חלקי, תביעות, ביקורות מס הכנסה ומשרדים אחרים, פציעות עובדים, תאונות עבודה וכיו"ב.
הסכמי העסקה ושכר:
- חשוב לבנות טבלת רגישות כדי לזהות את נקודת השוויון, ממנה והלאה העסק יתחיל להרוויח רווח לפני מס. לתאגידים, חדשים וותיקים כאחד, עם עד 350 עובדים, לא אמורות להיות הוצאות חודשיות של מעל 200 אלף ש"ח. יש לחשב את עלות המעסיק של העובדים וכמה עובדים צריך למכור, ובאיזה מחיר, כדי להגיע לנקודת הרגישות החודשית. כמו כן, יש לחשב כמה חודשים יעברו עד שההשקעה תשתלם והעסק יתחיל להרוויח. תהליך זה צריך להתבצע גם בכל נקודת זמן בה אנו רוצים לצמוח או להשקיע מחדש בארגון.
- מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון ובודק שכר מוסמך כבר מהחודש הראשון, כאשר מוצגים התלושים הראשונים, ולאחר מכן לבדוק באופן תקופתי שהחברה משלמת את עלות המעסיק המינימלית הנדרשת לשכר המבוקש של העובדים. במקביל, חשוב לוודא שהחברה מקפידה על סיכון מינימלי להידרשות לתביעות דיני עבודה ותשלום שכר.
- פז"ם: יש לעקוב בקפידה אחר עובדים ותיקים שהתמורה שהם מספקים יורדת משנה לשנה תוך כדי שהם מבקשים שכר גבוה יותר בהדרגה. נכון לנהל דו"ח רווח והפסד לכל עובד, לבחון את מידת היעדרויותיהם, האם הם תפסו חדר לעצמם, האם הלקוחות מרוצים מהתפוקה שלהם, כמה שעות הם עובדים בחודש ביחס לעלויות שהם גורמים ועוד.
נחיתות ו"גניבות":
- נהוג בתעשייה ל"גנוב" עובדים אחד מהשני, ואחד המוקדים הוא שדה התעופה, שם ניתן לעקוב אחר העובדים לצורך העברתם לדירות או לרכז עובדים של תאגיד אחר עוד בשדה תעופה ולהחתים אותם. כדי להימנע מגניבת עובדים, ניתן לקבוע נורמות ונהלים לפעולה בשדה התעופה. לדוגמה, הגעה של כל הצוות לשדה מראש, ארגון המרחב באמצעות דגלים, שולחנות, מתקני כיתה לחתימות, שילוט וכדומה. מומלץ גם ליצור קשר מראש עם העובדים ולהודיע להם שנציגים ימתינו להם בשדה, ואפשר גם לשלוח נציג מתאם מטעם החברה שיגיע איתם בטיסה.
- מומלץ להגיע לקליטה כשכבר דאגנו מראש לטלפונים, ביטוחים ושלחנו רשימות לסוכן הביטוח ביחס לויזות. אם ברגע הקליטה לא נמצאו טלפונים, יש לדאוג לכך מיד ולשלוח לעובדים הודעות להצהרת בריאות ולוודא שיצאו מהשדה עם פוליסת ביטוח ורשימת קשר.
- ניתן לבנות "קואליציה" של חברות שיכלל בהסכם ג'נטלמני לא לגנוב עובדים אחד מהשני, ואם "שגיאה" קורת ומישהו "גונב" עובד, החברה תחזיר או תפצה את העלות המתאימה.
- בעזיבת איש שטח יש לבצע פעולות מנע כדי שעובדים לא יעזבו ביחד איתו וכדי שלא יחזור להציע להם הצעות אחרות לאחר זמן מה.
- יש להיזהר ולא למהר למנות עובד ותיק או מנהיג להיות "ראש קבוצה". עובד כזה, שלא תמיד מקבל את התנאים שהוא ציפה או דרש, עלול "לעזוב" ולסחוב איתו את הקבוצה.
- אם העובדים מגיעים מהשדה לדירה, מומלץ להגיע איתם ולתעד את הדירה בכניסת העובדים. בנוסף, ניתן לדאוג לחבילת קליטה בדירה שתכלול סט היגיינה, מים, שתייה חמה, נהלי מגורים וכדומה.
פיננסים, תזרים וצמיחה:
- חשוב לוודא ניהול תקין של ניקוי מס במקור לבעלי דירות ולהבין את הסיכון הכרוך באי הסדרת הניקויים. חשיפה למס הכנסה עלולה להיות גם פלילית ואף לסכן את הרישיון.
- חשוב לוודא ניהול תקין של תשלום מע"מ וקיזוז מע"מ על פי חוק ולפי ההנחיות החדשות שיתפרסמו. חשיפה למע"מ גם היא יכולה להיות פלילית ולסכן את הרישיון.
- חשוב להקפיד על תקנות מגורים הולמים וליצור נורמה אחידה למגורי העובדים בחברה. זה יגביר את המוטיבציה, יקטין את התחרות בין העובדים בשוני האזורים בארץ, תוך שמירה על אנושיות ושימוש מקסימלי בשטח הדירה ליצירת עלות מינימלית עבור המגורים.
- יש להחליט האם לרכז עובדים במרחבים גדולים ובניינים לקלות לוגיסטית ותפעולית, אך יש לשקול כי כל בעיה של מוטיבציה, מחלה או "גניבה"/נטישה יכולה להשפיע על קבוצה גדולה ולגרום לנזק משמעותי.
- ניהול תפוסות של 5%-15% לאופטימיזציה של שימוש בנכס נכון לחשב תפוסות לפי 85% תפוסה וכך לחשב את מחיר הדירה לעובד, עם חשבון למקרים של חדרים או מיטות פנויות בשל סיבות שונות.
- בהסכמי שכירות מול בעלי דירות יש לגדר סיכונים כמו ניקוי מס במקור, שיפוץ או פיצוי בסיום ההסכם, ואופציות לשנים נוספות.
- יש להחתים את העובדים על הסכמה לשאת בנזקים או עלויות שהחברה תאלץ לשלם בשל התנהלות לא סבירה, דבר זה יגרום לשמירה והקפדה.
- ביטוח הדירה ושיבוב להגנה מפני נזקים ותביעות, מומלץ לבטח כל דירה ולדרוש שיבוב או מוטיב נוסף בפוליסה למניעת תביעות.
- צילום ושמירת תמונות בעת מסירת הדירות לתיעוד ושקיפות, תמונות אלו ישמשו להוכחה מול בעלים ועובדים במקרה של טענות לאחר מכן.
- שילוב עובדים ותיקים וצעירים, יש להקפיד על תחלופת דירות ו"ערבוב" עובדים כדי למנוע התפתחות של "מאפיות" עובדים.
מנהל שטח, בקרה וסמכויות:
- ריבוי ספקים: מנהלי שטח ורכזי משאבים חייבים לשלוט בספקים ובעבודות שנעשות במיקור חוץ ולנהל את התמורות בצורה יעילה לשם העברת תשלומים.
- החברה צריכה לקבוע שיטת חתימות ואישורים בשרשרת האישורים לספקים, כולל מי ואיך מאשר הזמנה, אישור עבודה, תשלום וכדומה.
- יש ליצור מנגנון לשליטה ובקרה ולאישור תשלום והוצאת חשבונית מול מבקשי השירות ומול שעות העבודה של העובדים. אנשי השטח יהיו כל חודש במתח בין השעות שהעובדים מדווחים לבין השעות שהלקוח מדווח.
- מומלץ לסכם בכל בוקר בישיבת הבוקר את השעות של הלקוחות נכון להיום ואתמול (מי יצא מהבית, מי הגיע לאתר, כמה שעות עשו אתמול וכדומה), כדי לנהל את המתח בסוף החודש שעשוי להיות מורכב ויכול לגרור אישורים משני הצדדים בשל נוחות.
- מומלץ לקבוע עם כל ספק תנאים ומחירים בהסכם ושנציג ההנהלה יפגוש את הספק. לעיתים ספקים התבקשו "לשמן" את הפונקציה שמבצעת את ההזמנה כתנאי להזמנה, אך כמובן שהאינטרס של החברה הוא לא האינטרס המוביל במקרים כאלו.
קראו גם על: מגורים לעובדים זרים | שיכון עובדים
